CPS Produktanpassung f�r den Betrieb als Mitarbeiter Portal im Corporate Intranet, �bersicht �ber Funktionen und Sicherheit

Inhalt

1. Einleitung
2. Voraussetzungen
3. Anmeldung
4. Arbeitsgruppen
5. Sicherheit
6. Speicherplatz
7. Datensicherheit
8. Suchfunktionen
9. Kalenderfunktion

Einleitung

Das neue Mitarbeiter Portal basiert auf dem Corporate Portal Server (CPS) der Fa. Nuxeo (http://www.nuxeo.org) das als Open-Source Software unter der GNU Public License (GPL, http://www.gnu.org/licenses/gpl.html) ver�ffentlicht ist.

CPS ist eine mehrsprachige internationalisierte ZOPE/CMF-Applikation und umfasst ein Webportal mit Content Management und Groupware-Funktionalit�t. Der CPS ist in der aktuellen Version bereits mit den Sprachanpassungen f�r die Sprachen Englisch und Franz�sisch erh�ltlich. Die deutsche Sprachanpassung erfolgte innerhalb der vorbildlich realisierten Sprach- und �bersetzungsumgebung unter portal_messages im ZMI (Zope Management Interface).

ZOPE (http://www.zope.org) ist ein Open-Source Web-Applikationsserver der von einer Entwickler- und Anwendergemeinschaft weltweit fortentwickelt wird. F�r den deutschsprachigen Raum findet man weitere Informationen auf dem Server der Deutsche Zope User Group (DZUG) unter https://dzug.org.

ZOPE selbst ist aus 3 Hauptkomponenten aufgebaut: Dem vorgelagerten Webserver (Medusa), dem eigentlichen Applikationsserver (ZOPE) und einer dahinterliegenden objektbasierten Datenbank (ZODB) in der die Inhalte gespeichert werden.

Der CPS wurde ohne Eingriffe in den Programmcode soweit angepasst, das ausser der Sicht auf die Arbeitsgruppen keine weiteren Funktionen wie zB private Bereiche, Kalenderfunktion, portalweite Publikation sichtbar oder aufrufbar sind.

Voraussetzungen

Um den Corporate Portal Server im Unternehmen in Betrieb zu nehmen mussten einige Anpassungen bez�glich der Teilnehmer-Rechte vorgenommen werden. In den Arbeitsgruppen war eine Dokumenten-Bearbeitung gefordert, bei der kein Teilnehmer das Dokument eines anderen Teilnehmers �ndern kann, sondern nur kommentieren darf. Durch den Wegfall des Publikations-Workflows und der kompletten Portalhierarchie ist die Einarbeitszeit der Benutzer entsprechend gering. Ein Leitfaden f�r die Mitarbeiter wird gerade vorbereitet, bei dem der gr�sste Teil jedoch das Kapitel �ber das Format structured text einnimmt.

CPS l�uft unter einer bekannten IP-Adresse im Intranet, zur Zeit unter:

    http://IP-Adresse:80/cps        IP-Adresse

    http://zope/cps                 DNS-Hostname

Auf dem UNIX-Server selbst sind keine Benutzer-Zug�nge erforderlich. Die Authentifizierung erfolgt web-basiert am CPS selbst, was den Administrationsaufwand reduziert.

Aus Sicht des Anwenders ist ein aktueller Web-Browser wie etwa Netscape_6, Mozilla_1 oder Internet_Explorer_5 erforderlich. Im Netscape_4.7 Browser werden die Portal-Seiten stark verfremdet bis zur Unleserlichkeit dargestellt.

Bei den Proxy-Einstellungen des Browser muss sichergestellt sein das die IP-Adresse des Servers direkt erreichbar ist, dh ohne Umweg �ber den Internet-Proxy.

Das geschieht mit der automatischen Proxy-Konfiguration des Browsers �ber die URL:

 http://IP-Adresse/proxy/proxy.pac

Die automatische Proxykonfiguration wird inzwischen von jedem aktuellen Browser unterst�tzt.

Bei den Browser-Einstellungen muss desweiteren die Einstellung Erlaube Cookies aktiviert sein.

Anmeldung

F�r den Portal Zugang ist eine einmalige Registrierung von Login-Name und Passwort erforderlich. Der Login-Name besteht hier aus dem ersten Buchstaben des Vornamens und des vollst�ndigen Nachnamens eines Teilnehmers in Kleinschrift und ohne Leerzeichen. Sonderzeichen bzw. Umlaute m�ssen umgewandelt (�->ue) werden.

Nach der Registrierung am Portal werden dem Teilnehmer als Best�tigung die Zugangsdaten (Login-Name und Login-Passwort) zugemailt. Mit den Zugangsdaten muss sich der Teilnehmer f�r jede Sitzung neu anmelden, dh normalerweise nur einmal pro Tag.

Die Sitzungsinformationen werden in Form von Cookies lokal auf dem PC des Teilnehmers gespeichert. Deshalb ist ein korrektes Abmelden durch Ausloggen nach Beendigung der Sitzung wichtig.

Arbeitsgruppen

Die Arbeitsgruppen sind autonom in dem Sinn, das nur Mitglieder der jeweiligen Gruppe Zugriff auf die Inhalte haben. In einer Arbeitsgruppe k�nnen beliebige Dokumente erstellt und bearbeitet werden. In Ab�nderung zum CPS-Original ist sichergestellt, das nur der Ersteller eines Dokuments das Dokument selbst bearbeiten kann. Alle anderen Teilnehmer k�nnen das Dokument nur mit Kommentaren versehen.

In den Arbeitsgruppen k�nnen beliebige Unter-Arbeitsgruppen angelegt werden, die die gleichen Rechte / Rollen von der �bergeordneten Arbeitsgruppe erben.

Es besteht die M�glichkeit gruppenbezogene Mailinglisten anzulegen, wodurch zB alle Mitglieder einer Arbeitsgruppe automatisch per Email �ber neue Dokumente informiert werden.

In den Arbeitsgruppen existieren folgende Dokumentypen:

 - Textdokument

 - Nachrichtendokument

 - Datei (zB PDF- oder Word-Dateien)

 - Image

 - flexibles Dokument (Kombination aus Textdokument und Images)

 - FAQ (Frequently Asked Qustions)

 - URL (Hyperlinkadressen, zB ins Intranet/Internet)

 - Kontaktadresse

Nach dem Einloggen sieht der Teilnehmer sofort welche Dokumente neu bzw. ge�ndert sind. Auf der Startseite befinden sich dazu rechts 2 Boxen mit der �berschriften Dokumente, Dateien, worin die neuesten 5 Beitr�ge anzeigt und direkt aufgerufen werden k�nnen.

In der Dokument-Box werden alle Dokumenttypen ausser Dateien und Nachrichten gelistet. Ein Nachrichtendokument wird in der Mittelreihe unter der Rubrik Neueste Nachrichten gelistet und kann auch direkt per Mausklick aufgerufen werden.

Sicherheit

Rechte

Nach dem Einloggen am Portal ist ein neuer Teilnehmer zun�chst in keiner Arbeitsgruppe als Teilnehmer eingetragen, dh es k�nnen auch noch keine Informationen oder Dokumente aufrufen bzw. aufgefunden werden.

Erst nach Aufnahme in eine Arbeitsgruppe durch den zust�ndigen Arbeitsgruppen-Manager bekommt der Teilnehmer Zugriff auf die Dokumente der jeweiligen Arbeitsgruppe. Die Arbeitsgruppen-Manager entscheiden dar�ber, welcher Teilnehmer in die Arbeitsgruppe aufgenommen wird. Nat�rlich kann ein Teilnehmer gleichzeitig Mitglied mehrerer Arbeitsgruppen sein.

Der Portal-Administrator legt f�r jede Arbeitsgruppe anfangs einen Arbeitsgruppen-Manager fest. Danach verwaltet der Arbeitsgruppen-Manager die Arbeitsgruppe selbstt�tig.

Rollen

Innerhalb der Arbeitsgruppe existieren 3 Rollen die vom Arbeitsgruppen-Manager verwaltet werden:

  - AG-Manager  Leserecht             alle Dokumente 
                Bearbeitungsrecht     nur eigene Dokumente 
                L�schrecht            alle Dokumente 
                Mitgliederverwaltung

  - Mitglied    Leserecht             alle Dokumente 
                Bearbeitungsrecht     nur eigene Dokumente

  - Gast        Leserecht             alle Dokumente

Damit ist sichergestellt, das Teilnehmer keine Beitr�ge im Namen eines anderen Teilnehmers ver�ffentlichen oder modifizieren k�nnen.

Das versehentliche L�schen eines Beitrags durch den Autor bzw. Ersteller ist ebenfalls ausgeschlossen, da das alleinige L�schrecht beim AG-Manager liegt.

Speicherplatz

Der vorgeschaltete Webserver des Portals ist so konfiguriert, das Dateien oder Dokumente gr�sser als 1 MB nicht in Richtung Portal hochgeladen werden k�nnen. Damit ist sichergestellt das das Portal nicht als privater Fileserver genutzt wird. Eine Beschr�nkung hinsichtlich des pers�nlich genutzen Speicherplatzes (Quotierung) ist im Moment nicht vorgesehen.

Datensicherheit

Die Inhalte der ZOPE Datenbank werden regelm�ssig w�chentlich gesichert. Gel�schte oder �berschriebene Inhalte k�nnen vom Portal-Adminstrator auf Anfrage kurzfristig zur�ckgeholt werden, da die ZOPE Datenbank �ber Rollback Funktionalit�t verf�gt.

Suchfunktionen

Die Suchfunktion unterscheidet folgende Suchkriterien:

   - Textsuche

   - Titel

   - Beschreibung

   - Dokumenttyp

Es werden alle Arbeitsgruppen durchsucht bei denen der Portal-Teilnehmer als Mitglied oder Gast eingetragen ist.

Die Textsuche ermittelt jedes Wort innerhalb eines Text- oder Nachrichtendokuments. Bei den Feldern Titel und Beschreibung werden nur Worte in den entsprechenden Feldern gesucht.

Die gefundenen Dokumente werden nach Anzahl und Titel tabellarisch aufgelistet und die Dokumente k�nnen per Hyperlink direkt aufgerufen werden.

Kalenderfunktion

Bei aktivierter Kalenderfunktion hat jeder Teilnehmer Zugriff auf einen privat nutzbaren Kalender, der anderen Teilnehmern zur Einsicht freigegeben werden kann. Dar�ber hinaus k�nnen Kalender belieben Typs erstellt werden, die von allen Teilnehmern gemeinsam genutzt werden k�nnen, wie zB Event-Kalender, Ressourcen-Kalender usw..

Die Kalender haben folgende Ansichten und Funktionen:

 - Tagesansicht

 - Wochensicht

 - Monatssicht

 - Stunden-Event

 - Tages-Event

 - Meetingfunktion

Bei der Meetingfunktion k�nnen andere Portal-Teilnehmer �ber ein geplantes Treffen informiert werden. Die eingeladenen Personen erhalten automatisch eine Email und k�nnen den Termin �ber ihren Kalender dann best�tigen oder absagen.

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